Dnia 30 czerwca upływa termin zatwierdzania rocznych sprawozdań finansowych spółek. Członkowie organów często nie są jednak świadomi, że dzień odbycia kolejnego Zwyczajnego Zgromadzenia może być równoznaczny z dniem wygaśnięcia ich mandatu.
Mandat oznacza umocowanie do wykonywania danej funkcji (np. członka zarządu). Bywa on mylony z pojęciem „kadencji”, którą należy rozumieć jako ustalony odgórnie okres, na jaki dana osoba zostaje powołana do pełnienia funkcji. Okresy te nie zawsze są tożsame.
Czas trwania kadencji członków organów spółek
Co do zasady, długość kadencji określa się w latach, jednak terminy powołania rzadko pokrywają się z rokiem obrotowym spółki, co może rodzić wątpliwości dotyczące terminu wygaśnięcia kadencji. Zwłaszcza w przypadku, gdy dana osoba została powołana w trakcie roku obrotowego.
Rozważmy to zagadnienie na konkretnych przykładach. Czy dla osoby powołanej na dwuletnią kadencję 1 sierpnia 2018, do czasu sprawowania przez nią funkcji należy zaliczyć niepełny rok 2018, a kadencja upłynie z końcem 2019 r., czy za pierwszy rok kadencji przyjąć należy dopiero pełny rok 2019, a kadencja dobiegnie końca 31 grudnia 2020 r.?
Pierwszy pogląd prezentowali zwolennicy tzw. koncepcji redukcyjnej, natomiast drugi jest istotą teorii prolongacyjnej, która zakłada, że ostatnim pełnym rokiem obrotowym pełnienia funkcji jest rok, w którym kończy się kadencja. Rzadko prezentowane było z kolei trzecie stanowisko, wskazujące na to, że mandat wygasa dokładnie z chwilą upływu kadencji.
Finalnie spór wydaje się rozstrzygać, zgodnie z przyjmowaną wcześniej przez Sąd Najwyższy koncepcją prolongacyjną, nowelizacja k.s.h. z 13 października 2022 roku, w której dodano do art. 202 § 2 ostatnie zdanie, zgodnie z którym: „kadencję oblicza się w pełnych latach obrotowych, chyba że umowa spółki stanowi inaczej”. Analogiczne zasady wprowadzono dla innych rodzajów spółek kapitałowych. Należy zaznaczyć, że norma, choć nie jest skuteczna z mocą wsteczną, może być argumentem za przyjmowaniem koncepcji prolongacyjnej również względem kadencji rozpoczętych przed jej wejściem w życie.
Kadencja wspólna członków organów spółek
Odrębnym przypadkiem jest określona w art. 202 § 3 k.s.h. sytuacja, gdy umowa spółki przewiduje, że członków zarządu powołuje się na okres wspólnej kadencji. Wówczas mandat członka zarządu powołanego w trakcie trwania dotychczasowej kadencji zarządu wygasa równocześnie z wygaśnięciem mandatów pozostałych, wcześniej powołanych członków zarządu. W umowie spółki warto wyraźnie wskazać, czy chodzi o kadencję wspólną odwołując się do tego przymiotnika. W przeciwnym razie przy wyznaczeniu okresu kadencji dla całego organu, a nie dla jego pojedynczego członka, może powstać wątpliwość dotycząca tego, czy chodzi o kadencję wspólną.
Wygaśnięcie mandatu członków organów spółek
Sam upływ kadencji nie jest równoznaczny z wygaśnięciem mandatu, o czym stanowi art. 202 i art. 218 k.s.h. (oraz ich odpowiedniki dla pozostałych typów spółek). Normy te zakładają, że w przypadku powołania do organu na dłużej niż rok, mandat wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników, zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia funkcji. Wyjątkiem jest sytuacja, w której umowa spółki stanowi inaczej. Momentem granicznym wygaśnięcia mandatu jest więc z reguły właśnie data zwyczajnego zgromadzenia wspólników, nawet jeśli kadencja upłynęła wcześniej. Mandat wygasa również wskutek śmierci, rezygnacji albo odwołania ze składu organu.