Co zrobić w sytuacji, gdy chcemy posłużyć się dokumentem wydanym w innym państwie? Konieczne jest wówczas wcześniejsze jego zalegalizowanie lub nadanie mu klauzuli apostille.
Sprawa dotyczy dokumentów urzędowych (np. decyzji administracyjnych, aktów stanu cywilnego), sądowych, notarialnych i poświadczonych przez notariusza, handlowych, dyplomów uczelni wyższych i innych oficjalnych pism.
Legalizacja czy apostille? Różnice
Celem obu procedur jest potwierdzenie, że dany dokument faktycznie pochodzi od właściwego organu i został wydany w zgodzie z prawem danego państwa. Legalizacji dokonują urzędy konsularne na terenie państwa, skąd pochodzi dane pismo. Jednak aby uprościć i ujednolicić obieg dokumentów w obrocie międzynarodowym, w 1961 roku została zawarta Konwencja haska, która wprowadziła instytucję apostille. Stroną tej Konwencji jest między innymi Polska.
Apostille jest to klauzula nadawana przez określony urząd danego państwa, która poświadcza autentyczność podpisu, to, w jakim charakterze występowała osoba podpisująca oraz, jeżeli jest to konieczne, pieczęci, w jakie dokument jest zaopatrzony. Klauzulę tę nadaje się najczęściej w ministerstwach spraw zagranicznych (w Polsce zajmuje się tym Referat Legalizacji w MSZ w Warszawie), choć np. w USA leży to w gestii sekretarzy stanu w danym stanie.
Dodatkowe warunki apostille
Niektóre dokumenty przed złożeniem w MSZ celem nadania apostille wymagają wcześniejszego uwierzytelnienia. Przykładowo, dokumenty sądowe i notarialne muszą zostać uprzednio przedłożone we właściwym sądzie okręgowym, a dokumenty handlowe w Krajowej Izbie Gospodarczej lub właściwej Izbie Handlowej. Co więcej, użycie dokumentów zagranicznych będzie się też zazwyczaj wiązało z koniecznością przetłumaczenia ich przez tłumacza przysięgłego na język urzędowy państwa, w którym chcemy się nimi posłużyć.
Z drugiej strony, wymogi legalizacyjne zostały niedawno mocno zredukowane dzięki integracji europejskiej. Zgodnie z ustawą, która weszła w życie przed rokiem, nie ma już konieczności legalizowania i uzyskiwania klauzuli apostille dla szeregu dokumentów urzędowych, zaświadczeń i orzeczeń sądowych. Dotyczy to m.in.:
- zaświadczeń o niekaralności, odpisów aktów stanu cywilnego i orzeczeń z tego zakresu (m.in. orzeczeń w sprawach o stwierdzenie zgonu i uznanie za zmarłego),
- zaświadczeń i orzeczeń niezbędnych do zawarcia małżeństwa (np. zaświadczenia stwierdzającego, że zgodnie z prawem polskim można zawrzeć małżeństwo),
- orzeczeń sądowych z zakresu prawa rodzinnego (m.in. o separację, rozwód, unieważnienie małżeństwa, uznanie, zaprzeczenie ojcostwa i inne),
- decyzji w sprawach obywatelstwa (np. w sprawie o uznanie za obywatela polskiego, potwierdzenia posiadania obywatelstwa polskiego, o uznanie za repatrianta itd.),
- zaświadczeń o zameldowaniu i pobycie, zaświadczeń w związku z wyborami do PE (np. w przypadku zamiaru głosowania lub kandydowania w innym państwie).
Zatem w przypadku zamiaru posłużenia się polskim dokumentem za granicą lub zagranicznym w Polsce, musimy zdawać sobie sprawę, że będzie się to wiązało ze wszczęciem odpowiedniej procedury oraz uiszczeniem określonych opłat (m.in. opłata od nadania apostille 60 zł). Kluczowe będzie też to, z jakiego państwa dany dokument pochodzi. Przykładowo, inny reżim prawny będzie stosowany w przypadku Kanady (legalizacja przez urzędy konsularne), Izraela (apostille) i Francji (w zależności od rodzaju dokumentu – apostille lub jego brak).