Nowe zasady kontroli ZUS – przypisanie przedsiębiorców do kategorii ryzyka, plan kontroli na 2026 rok i samozatrudnienie pod lupą
Nowe przepisy kontroli ZUS już obowiązują – mikroprzedsiębiorcy mogą spodziewać się krótszych i bardziej przewidywalnych kontroli. Niepokój może budzić natomiast szeroko komentowany plan kontroli ZUS na rok 2026, który będzie oparty na kategoriach ryzyka i koncentrować się m.in. na umowach cywilnoprawnych i fikcyjnym samozatrudnieniu (B2B).
Reforma prawa gospodarczego od lipca 2025 r.
Od 13 lipca 2025 r. weszła w życie część przepisów ustawy z 21 maja 2025 r. o zmianie niektórych ustaw w celu deregulacji prawa gospodarczego i administracyjnego oraz doskonalenia zasad opracowywania prawa gospodarczego (Dz.U. 2025 poz. 769).
To tzw. „ustawa deregulacyjna”, której celem jest ograniczenie nadmiernych obowiązków administracyjnych wobec przedsiębiorców, uproszczenie procedur oraz zwiększenie przewidywalności kontroli prowadzonych przez organy takie jak Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) czy Państwowa Inspekcja Pracy (PIP).
Kolejne przepisy ustawy wejdą w życie 1 stycznia 2026 r. oraz po upływie 9 miesięcy od jej publikacji.
Krótszy czas kontroli u mikroprzedsiębiorców
Jedną z chętniej komentowanych zmian jest zmiana art. 55 ustawy – Prawo przedsiębiorców. Od 13 lipca 2025 r. maksymalny łączny czas trwania kontroli u mikroprzedsiębiorcy w ciągu roku kalendarzowego został skrócony z 12 do 6 dni roboczych. Dla przypomnienia warto wskazać, że u małych, średnich i pozostałych przedsiębiorców, czas ten wynosi odpowiednio 18, 24 i 48 dni roboczych.
Oznacza to, że niezależnie od liczby organów kontrolnych (ZUS, PIP, skarbówka), całkowity czas, w którym mikroprzedsiębiorca będzie poddany czynnościom kontrolnym w danym roku, nie może przekroczyć podanego wyżej czasu trwania.
Nowelizacja wprowadza też art. 55 ust. 6a, który dopuszcza wydłużenie czasu kontroli u mikroprzedsiębiorcy maksymalnie o kolejne 6 dni , ale tylko wtedy, gdy pozostałe czynności sprowadzają się do analizy dokumentów lub sporządzenia protokołu i nie powodują uciążliwości dla kontrolowanego.
Większa przewidywalność i jawność kontroli
Ustawa deregulacyjna wprowadza także nowe obowiązki po stronie organów kontrolnych. Jednym z nich jest to, że zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli musi teraz zawierać wstępną listę dokumentów i informacji, których organ będzie żądał, aby przedsiębiorca mógł się wcześniej przygotować.
W przypadku kontroli planowych, przedsiębiorca otrzyma dodatkowo informację o kategorii ryzyka, do której został przypisany (niskie, średnie, wysokie). Ma to zwiększyć transparentność procesu oraz umożliwić przedsiębiorcom wcześniejszą ocenę ewentualnych nieprawidłowości.
Nowe narzędzie: „wezwanie wyjaśniające” zamiast formalnej kontroli
Nowelizacja wprowadza również tzw. „wezwanie miękkie” lub „wezwanie wyjaśniające”.
Organ będzie mógł zwrócić się do przedsiębiorcy o złożenie wyjaśnień lub przedstawienie dokumentów bez wszczynania formalnej kontroli, dając mu na to co najmniej 14 dni. To rozwiązanie ma ograniczyć liczbę postępowań formalnych i pozwolić na szybsze wyjaśnienie drobnych wątpliwości. Jednocześnie stanowi ono narzędzie prewencyjne – organ zyskuje możliwość „miękkiej interwencji” zanim zdecyduje o pełnej kontroli.
ZUS i PIP – kontrole ukierunkowane na ryzyka
Zmiany wpisują się w szerszą strategię kontroli planowanych przez ZUS.
Od 1 stycznia 2026 r. instytucja ta zacznie dzielić płatników składek na kategorie ryzyka (niskie, średnie, wysokie), co będzie wpływało na częstotliwość i zakres kontroli.
ZUS już w 2025 r. zapowiada, że priorytetem są umowy B2B i samozatrudnienie – kontrole mają sprawdzać, czy współpraca gospodarcza nie jest w istocie stosunkiem pracy.
Równocześnie trwają wzmożone działania dotyczące nadużyć przy zwolnieniach L4. ZUS podkreśla, że urlop chorobowy nie może być wykorzystywany do pracy zarobkowej ani wyjazdów rekreacyjnych.
Sposób ustalenia ryzyka
Według różnych nieoficjalnych źródeł mówi się, że do oceny ryzyka ZUS ma wykorzystywać dane z formularzy ZUS IWA i innych źródeł, obejmujące m.in. rodzaj działalności (PKD), częstość wypadków przy pracy, liczbę osób zatrudnionych w warunkach zagrożenia oraz historię wcześniejszych kontroli i nieprawidłowości. Na tej podstawie przedsiębiorcy o niskim ryzyku będą kontrolowani nie częściej niż raz na pięć lat, średnim – co trzy lata, a wysokiego ryzyka – w zależności od potrzeb.
Mechanizm oparto na modelu znanym z różnicowania składki wypadkowej, w którym poszczególne wskaźniki ryzyka są odpowiednio ważone. Choć szczegółowe kryteria zostaną dopiero doprecyzowane w rozporządzeniu wykonawczym, ZUS zapowiada, że nowy system ma zapewnić bardziej przejrzyste, proporcjonalne i oparte na danych podejście do planowania kontroli.
Podsumowanie
Niezależnie od pewnych uproszczeń wprowadzonych omawianą zmianą, należy przede wszystkim zwrócić uwagę na plan kontroli ZUS na 2026 rok, dotyczący weryfikacji prawidłowości stosowania umów cywilnoprawnych oraz B2B, w szczególności pod kątem fikcyjności i podporządkowania zleceniobiorcy warunkom etatowym. W wielu branżach praktyki takie są dość powszechne i określane mianem „ryzyka sektorowego”. Jeśli dodać do tego możliwość kategoryzowania płatników według poziomu ryzyka ustalanego przez ZUS, może się okazać, że firma, w której już występowały postępowania związane z ustaleniem istnienia stosunku pracy, zostanie zakwalifikowana do wyższej kategorii ryzyka.
