UOKiK wchodzi do biur. Co robić?

UOKiK, za zgodą sądu i przy asyście Policji, przeprowadził przeszukania w biurach należących do właściciela marki „Lidl” oraz w kilku firmach przewozowych współpracujących z siecią. Sprawa dotyczy podejrzenia zmowy na rynku pracy, w szczególności ograniczania możliwości zmiany pracodawcy przez kierowców. Urząd analizuje obecnie zabezpieczone materiały i prowadzi postępowanie wyjaśniające.

To kolejny sygnał, że UOKiK coraz częściej korzysta z uprawnień do dokonywania przeszukań w siedzibach przedsiębiorców. Jest to istotny moment, aby upewnić się, że organizacja jest przygotowana na ewentualne działania organu – zarówno pod kątem compliance, jak i procedur operacyjnych.

Kiedy UOKiK może przeprowadzić przeszukanie?

UOKiK może prowadzić czynności u przedsiębiorcy przede wszystkim w ramach postępowań antymonopolowych dotyczących praktyk ograniczających konkurencję. W praktyce chodzi w szczególności o podejrzenie:

• zawarcia porozumienia ograniczającego konkurencję, w tym zmowy cenowej, podziału rynku, uzgadniania warunków handlowych, ograniczania dostępu do rynku lub koordynacji zachowań konkurentów;
• nadużywania pozycji dominującej;
• innych naruszeń ograniczających konkurencję, w przypadku których dowody mogą znajdować się w dokumentach, korespondencji elektronicznej, komunikatorach, kalendarzach, systemach IT lub na nośnikach danych przedsiębiorcy.

Prezes UOKiK występuje o zgodę sądu ochrony konkurencji i konsumentów, jeżeli istnieje uzasadnione podejrzenie, że u przedsiębiorcy znajdują się dowody istotne dla sprawy. Przeszukanie prowadzone jest na podstawie upoważnienia oraz postanowienia sądu.

Stwórz wewnętrzną procedurę na wypadek przeszukania przez UOKiK

Pracownicy przedsiębiorstwa powinni wiedzieć, jak postępować w przypadku przeszukania przez UOKiK. Warto wdrożyć dedykowaną procedurę i przeszkolić pracowników z obowiązujących zasad. Bezpośrednio po wejściu urzędników do siedziby przedsiębiorcy należy uruchomić tę procedurę.

W procedurze należy wskazać osoby, które powinny zostać niezwłocznie powiadomione, w szczególności:

• zarząd lub osobę uprawnioną do reprezentacji;
• dyrektora prawnego, compliance officera lub zewnętrznego doradcę prawnego;
• osobę odpowiedzialną za IT;
• osobę odpowiedzialną za administrację biura i dostęp do pomieszczeń;
• kierowników działów, których mogą dotyczyć czynności, m.in. sprzedaż, zakupy, HR, logistyka, transport czy pricing.

Dobrą praktyką jest również wyznaczenie zespołu współpracującego z urzędnikami w trakcie przeszukania, w tym:

• koordynatora czynności, który kontaktuje się z UOKiK, prowadzi notatki i nadzoruje protokół;
• osoby odpowiedzialnej za IT, zapewniającej dostęp techniczny i dokumentowanie działań;
• osoby rejestrującej dokumenty i dane kopiowane lub zabezpieczane przez UOKiK;
• osoby kontaktowej dla pracowników, przekazującej krótkie instrukcje organizacyjne.

Nie należy opóźniać rozpoczęcia czynności pod pretekstem oczekiwania na prawnika lub zarząd. Takie działania mogą zostać ocenione na niekorzyść przedsiębiorcy.

Co zrobić, gdy przyjdą urzędnicy UOKiK?

Po przybyciu urzędników należy spokojnie ustalić ich umocowanie. Osoba wyznaczona po stronie przedsiębiorcy powinna poprosić o:

• legitymacje służbowe osób prowadzących czynności;
• upoważnienie do przeprowadzenia przeszukania;
• postanowienie sądu;
• informację o zakresie sprawy, podmiotach objętych postępowaniem oraz miejscach, dokumentach, systemach lub danych objętych czynnościami.

Wszelkie wątpliwości dotyczące zakresu czynności należy zgłaszać do protokołu, jednak bez fizycznego blokowania działań lub odmowy dostępu bez wyraźnej podstawy prawnej. Współpraca z urzędnikami jest kluczowa.

Kompetencje UOKiK podczas przeszukania

Urzędnicy UOKiK dysponują szerokimi uprawnieniami służącymi odnalezieniu i zabezpieczeniu dowodów. Mogą w szczególności:

• wchodzić do pomieszczeń, budynków, środków transportu i innych miejsc objętych zakresem czynności;
• żądać dostępu do dokumentów papierowych i elektronicznych;
• przeglądać dokumentację związaną z działalnością przedsiębiorcy;
• żądać wyjaśnień ustnych od pracowników;
• zabezpieczać dokumenty, dane i nośniki;
• sporządzać kopie, wydruki i notatki;
• korzystać ze wsparcia informatycznego i asysty Policji.

Przedsiębiorca ma prawo pilnować, aby czynności mieściły się w granicach upoważnienia i postanowienia sądu, zgłaszając zastrzeżenia w sposób rzeczowy i spokojny.

Sankcje za utrudnianie czynności UOKiK

Na podstawie ustawy o ochronie konkurencji i konsumentów Prezes UOKiK może nałożyć na przedsiębiorcę karę pieniężną do 3% obrotu z roku poprzedzającego nałożenie kary, jeżeli przedsiębiorca choćby nieumyślnie utrudnia czynności, w tym:

• uniemożliwia rozpoczęcie lub prowadzenie przeszukania;
• nie udziela informacji lub udziela informacji nieprawdziwych;
• nie udostępnia dokumentów, danych lub systemów;
• niszczy, ukrywa lub modyfikuje dokumenty albo dane;
• łamie zabezpieczenia zastosowane przez UOKiK.

Analiza następcza po zakończeniu przeszukania

Po zakończeniu czynności należy niezwłocznie przeprowadzić analizę wewnętrzną, obejmującą m.in. zabezpieczenie protokołu, ustalenie zakresu zabezpieczonych danych, ocenę ryzyka antymonopolowego oraz ewentualne dalsze działania prawne. Jeżeli analiza wskazuje na potencjalne uczestnictwo w porozumieniu antymonopolowy, należy rozważyć działania zaradcze, w tym możliwość skorzystania z programu łagodzenia kar. 

Najważniejsze zasady

• nie utrudniaj czynności;
• współpracuj, ale dokumentuj i kontroluj zakres działań;
• nie niszcz ani nie modyfikuj danych;
• odpowiadaj wyłącznie faktami;
• chroń dokumenty objęte tajemnicą;
• po przeszukaniu przeprowadź analizę ryzyka.