NSA podtrzymał decyzję PUODO, stwierdzając, że przetwarzanie danych osobowych byłych klientów po zakończeniu umowy może odbywać się wyłącznie wtedy, gdy jest to niezbędne do realizacji prawnie uzasadnionych interesów administratora danych, takich jak dochodzenie roszczeń. Sąd uznał jednak, że sama hipotetyczna możliwość przyszłych roszczeń nie może stanowić podstawy do długotrwałego przechowywania danych osobowych byłych klientów.
W uzasadnieniu wyroku NSA z 5 lutego br. podkreślił, że administrator powinien wykazać, że rzeczywiście istnieje realna potrzeba przechowywania danych, na przykład w związku z toczącymi się postępowaniami sądowymi lub roszczeniami zgłoszonymi w określonym czasie po zakończeniu umowy. Dodatkowo sąd wskazał, że administrator powinien określić konkretny okres przechowywania danych i wprowadzić odpowiednie mechanizmy kontrolne, aby dane nie były przetwarzane przez czas nieokreślony.
Sprawa dotyczyła skargi klienta, który po zakończeniu umowy najmu pojazdu dowiedział się, że firma, od której wynajmował samochód, nadal przechowuje jego dane osobowe, w tym imię, nazwisko, adres, numer telefonu oraz numery dowodu osobistego i prawa jazdy. Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO) nakazał firmie usunięcie tych danych, argumentując, że ich dalsze przetwarzanie po zakończeniu umowy z klientem nie jest uzasadnione.
PUODO uznał, że po zakończeniu umowy najmu nie istniały podstawy prawne do dalszego przetwarzania danych osobowych klienta. Organ podkreślił, że zgodnie z zasadą minimalizacji danych, administrator powinien przechowywać dane jedynie przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały one zebrane. Wskazano również, że ogólne powoływanie się na możliwość ewentualnych przyszłych roszczeń nie może stanowić wystarczającego uzasadnienia dla dalszego przechowywania danych. Firma w takim przypadku przetwarza dane osobowe wyłącznie „na zapas”, co w świetle przepisów RODO jest niedopuszczalne.
Firma odwołała się od tej decyzji, argumentując, że przechowywanie danych jest niezbędne w celu ewentualnego dochodzenia lub obrony przed roszczeniami związanymi z wynajmem samochodu. Wskazała, że nie może przewidzieć, kiedy pojawią się ewentualne spory z byłymi klientami, a przechowywanie danych pozwala na skuteczną obronę w przypadku roszczeń.
W mojej ocenie wydany przez NSA wyrok może stanowić ważny sygnał dla wszystkich firm przechowujących dane byłych klientów w celu ochrony swoich praw. Administratorzy danych powinni zweryfikować swoje procedury i dokumentację pod kątem zgodności z tym orzeczeniem. Każda firma, która przetwarza dane osobowe, powinna jasno określić okresy przechowywania danych oraz uzasadnienie ich dalszego przetwarzania po zakończeniu współpracy z klientem. Termin dalszego przetwarzania tych danych musi wynikać z okoliczności danej relacji z klientem, a pomocne w jego ustaleniu mogą być okresy przedawnienia roszczeń.
W praktyce oznacza to konieczność aktualizacji wewnętrznych procedur, aby zapewnić, że dane są przechowywane tylko tak długo, jak jest to niezbędne do realizacji konkretnych, prawnie uzasadnionych celów. Takie podejście minimalizuje ryzyko naruszeń i potencjalnych sankcji ze strony organów państwowych.
W przypadku chęci skorzystania z naszego wsparcia przy weryfikacji i aktualizacji posiadanej dokumentacji RODO zapraszamy do kontaktu.
wyrok NSA z dn. 5.02.2025 r., sygn. akt III OSK 6553/21