E-doręczenia – na jakie zmiany powinni przygotować się przedsiębiorcy?

Już wkrótce niektóre podmioty publiczne oraz przedsiębiorcy wpisani do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego staną przed nowym obowiązkiem w zakresie posiadania adresów do doręczeń elektronicznych (e-Doręczenia).

E-doręczenia – nowoczesna forma komunikacji

Jest to pierwszy krok wieloletniego planu mającego na celu umożliwienie otrzymywania i wysyłania korespondencji bez konieczności korzystania z papierowych wersji dokumentów zarówno pomiędzy podmiotami publicznymi, jak i niepublicznymi. Co istotne, przekazana w ten sposób korespondencja będzie równoważna z wysłaniem listu poleconego za potwierdzeniem odbioru lub osobistą wizytą w urzędzie. Docelowo e-Doręczenia mają zastąpić obecnie funkcjonujący ePUAP.

Podstawy prawne i cele projektu

Rozwiązanie to wprowadza ustawa z dnia 18 listopada 2020r. o doręczeniach elektronicznych, w związku z koniecznością dostosowania krajowych regulacji dotyczących doręczeń elektronicznych do wymogów wynikających z Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) NR 910/2014 z dnia 23 lipca 2014r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE (popularnie: „Rozporządzenie eIDAS”). Zgodnie z uzasadnieniem polskiej ustawy, do jej celów szczegółowych zalicza się:

• zapewnienie podmiotom publicznym i niepublicznym możliwości z korzystania z jednego, własnego adresu do doręczeń elektronicznych, wykorzystywanego do korespondencji ze wszystkimi pozostałymi podmiotami korzystającymi z tego systemu;
• standaryzacja usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego, w szczególności umożliwienie skutecznej wymiany korespondencji;
• „odmiejscowienie” procesu doręczania – wysyłanie i odbieranie korespondencji może odbywać się z dowolnego miejsca;
• skrócenie czasu doręczania korespondencji;
• zapewnienie możliwości wzajemnej identyfikacji stron;
• zapewnienie stronom skutecznie prawnych dowodów doręczenia;
• zapewnienie rozliczalności oraz niezaprzeczalności doręczeń;
• stworzenie podstaw prawnych, organizacyjnych oraz technologicznych dla realizacji doręczeń transgranicznych.

Docelowo – po wdrożeniu systemu e-Doręczeń – ma on być wykorzystywany w każdym procesie administracyjnym, sądowym czy cywilnym. Jego zastosowanie będzie więc znacznie szersze od wykorzystywanego obecnie ePUAP-u, którego zastosowanie ogranicza się głównie do korespondencji z organami administracji publicznej.

E-doręczenia nie tylko dla przedsiębiorców

Już od 5 lipca 2022r. takie adresy powinny posiadać: organy administracji rządowej oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy, osoby wykonujące zawody zaufania publicznego, NFZ, ZUS, KRUS, organy kontroli państwowej i ochrony prawa oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy. W kolejnych latach obowiązek ten ma objąć także uczelnie wyższe, PAN, jednostki samorządu terytorialnego i ich związki, niewymienione wcześniej podmioty publiczne, aż wreszcie -od 1 października 2029r. – także sądy i trybunały, komorników, prokuratury, organy ścigania i Służbę więzienną. Jakie terminy są jednak kluczowe dla przedsiębiorców?

• od 5 lipca 2022 r. – nowi przedsiębiorcy rejestrujący się w KRS,
• od 1 października 2022 r. – przedsiębiorcy zarejestrowani w KRS przed 5 lipca 2022r,
• od 31 stycznia 2023 – nowi przedsiębiorcy rejestrujący się w CEIDG,
• od 30 września 2025 r. –  przedsiębiorcy zmieniający wpis w CEIDG,
• od 1 października 2026 r. – wszyscy przedsiębiorcy w CEIDG.

Zgodnie z powyższym wszyscy przedsiębiorcy prowadzący działalność w formie spółek handlowych jeszcze w tym roku będą musieli uzyskać adres do e-Doręczeń. Podmioty składające wniosek o wpis od 5 lipca mają otrzymywać adres powiązany z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego automatycznie. Pozostałe podmioty będą zobligowane do samodzielnego złożenia stosownych wniosków. Możliwe będzie także korzystanie z usług dostawców niepublicznych.

Jak uniknąć wykluczenia cyfrowego?

Warto również odnotować, że w celu uniknięcia wykluczenia cyfrowego udostępniona zostanie usługa doręczeń hybrydowych, w której to dokument elektroniczny jest przekazywany do systemu publicznego dostawcy usługi, drukowany, kopertowany, a następnie doręczany adresatowi w postaci papierowej. Niniejsze rozwiązanie zostało przewidziane z myślą o osobach nie mogących lub nie chcących otrzymywać korespondencji w formie elektronicznej od podmiotów publicznych.

Przedsiębiorco – jeśli masz więcej pytań odnośnie systemu e-Doręczeń, zachęcamy do zapoznania się z naszą ofertą lub kontaktu z zespołem.